Laskutusjärjestelmän kriittiset elementit

Kun perustat yrityksen, yksi ensimmäisistä tehtävistäsi on päättää, kuinka kerätä rahaa asiakkailta. Asiakkaat voivat maksaa sinulle käteisellä, luottokortilla tai, jos tarjoat sitä, osamaksusuunnitelman. Riippumatta siitä, miten he maksavat, tarvitset laskutusjärjestelmän laskutusta ja asiakkaiden tilausten seurantaa varten. Laskutusjärjestelmät on usein suunniteltu käsittelemään kaikkea laskentakustannuksista lausuntojen antamiseen.

Tietojen syöttö ja tarkistus

Asiakasprofiilien luominen on välttämätöntä asiakkaiden tilausten seuraamiseksi. Sinun täytyy kerätä asiakkaan nimi, laskutusosoite ja maksuehdot. Sinun on myös dokumentoitava kolmannen osapuolen maksajat, kuten vakuutusyhtiöt, ja sinun on tarkistettava nämä tiedot. Sinun on myös tallennettava laskutusjärjestelmään tuotteen ja palvelun tiedot, kuten hinta, määrä ja kuvaukset. Ihanteellisen laskutusjärjestelmän ei pitäisi hyväksyä vain näitä tietoja, sen pitäisi olla intuitiivinen, jotta sinä ja henkilökunta voivat syöttää ja hakea tietoja nopeasti.

Laskutustunnukset

Koodijärjestelmän kehittäminen on tärkeää rahan jäljittämiseksi, koska voit käyttää koodeja luokitellaksesi tuotteita ja palveluita, etenkin jos tarjoat useita tuotteita ja palveluita. Laskutuskoodit voivat myös olla hyödyllisiä arvioitaessa resurssien ja ajan kulumista. Jos maksat tai esität korvausvaatimuksia muille, laskutusjärjestelmässäsi on otettava huomioon asiakkaan tarpeiden mukaiset laskutuskoodit. Esimerkiksi terveydenhuollon palveluiden laskutusjärjestelmässä koodit määrittelevät suoritetut menettelyt ja palvelut. Koodit voivat tunnistaa asiakkaille hankitut neuvottelut, tarvikkeet, laitteet ja laitteet.

Maksujen seuranta

Maksujen seuranta on laskutusjärjestelmien keskeinen tehtävä. Voit vähentää maksamattomia maksuja, jolloin laskutusjärjestelmä voidaan määrittää merkitsemään lähestymispäiviä. Järjestelmä voi sitten kehottaa henkilökuntaa lähettämään kirjeenvaihtoa, joka muistuttaa asiakkaita maksamaan laskunsa. Henkilökuntasi voi myös käyttää järjestelmää tunnistaakseen ja ottamalla yhteyttä asiakkaisiin, joilla on sääntöjenvastaisia ​​tilejä. Kun ylläpidät tietokonepohjaista laskutusjärjestelmää, voit määrittää maksumuistutuksia ja lisätä automaattisesti erääntyneitä maksuja. Maksamatta jättämisen yhteydessä laskutusjärjestelmät voivat auttaa hallitsemaan omia keräyspalveluja suoraan järjestelmästä.

turvallisuus

Laskutusjärjestelmät käyttävät asiakkaillesi arkaluonteisia tietoja, kuten luotto-tulokset, sosiaaliturvatunnukset ja tulot. Nämä tiedot ovat luottamuksellisia ja niiden pitäisi olla vain valtuutetuille käyttäjille. Laskutusjärjestelmissä on siksi oltava valvontatoimenpiteitä, joilla estetään luvattoman pääsy tietoihin. Jos hyväksyt luottokorttimaksut, varmista, että järjestelmä täyttää maksukorttialan standardit, mukaan lukien järjestelmän päivittäminen säännöllisesti varmistaaksesi, että verkko on turvallinen ja hakkerit eivät voi hakea arkaluonteisia tietoja.

 

Jätä Kommentti