Miten parhaiten luodaan ja järjestetään projektinhallinnan tarkistuslista tai tarkistuslistan malli

Projektipäälliköt käyttävät tavallisesti joukko prosesseja koordinoimaan hankkeen ponnisteluja. Näin varmistetaan, että projektiryhmän jäsenet ymmärtävät, mitä työtä on tehtävä ja milloin se on suoritettava. Projektinhallintakeskus määrittelee viisi prosessiryhmää: aloitusta, suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja valvontaa ja sulkemista. Projektinhallinnan tarkistuslistan luominen ja järjestäminen auttaa sinua rakentamaan projektin tehokkaasti ja varmistamaan, että olet suorittanut kaikki suositellut toimet projektin onnistumiseksi. Luo jokaisen prosessin tarkistuslista tai luo yleinen tarkistuslista malleille kaikille prosesseille hankkeen koon ja laajuuden mukaan. Pienemmissä hankkeissa yksi tarkistuslista voi olla sopivampi ja helpompi käsitellä.

1.

Suorita tiimikokous, jotta voit ajatella ideoita, jotka koskevat seurattavia ja seurattavia projekteja. Lataa ja tarkista näytteen tarkistuslista. Esimerkiksi Microsoft Office -verkkosivustossa on Project Initiation -tarkistuslomake, jonka tiimi voi arvioida ja mukauttaa projektisi.

2.

Avaa uusi asiakirja, jonka avulla voit luoda oman projektinhallinta-tarkistuslistan tai tarkistuslistan mallipohjan. Syötä yläosassa otsikko, kuten ”Projektinhallinnan tarkistuslista” ja keskitä se. Esimerkiksi Microsoft Wordin avulla napsauta Keski-painiketta Home-työkalurivillä.

3.

Luo lista lihavoidulla kirjasimella. Luettelomerkinnöissä tulisi olla projektin nimen, johtajan, sponsorin, asiakkaan, päivämäärän ja muiden asiaan liittyvien tietojen otsikot. Tallenna tiedosto tunnistettavalla nimellä, kuten Project Checklist Heading, jos haluat käyttää sitä uudelleen mallina muille asiakirjoille.

4.

Lisää otsikko ensimmäiselle projektivaiheelle kirjoittamalla teksti "Aloittaminen". Lisää taulukko, jossa luetellaan prosessin vaiheet. Esimerkiksi Microsoft Wordin avulla napsauta Taulukko-painiketta Lisää-työkaluriviltä. Luo kahden sarakkeen taulukko. Luettele vasemmassa sarakkeessa kysymykset, jotka sinun ja tiimisi on vastattava hankkeen loppuun saattamiseksi ajoissa ja budjetissa. Kirjoita kysymykseen "Onko projektin tavoitteet määritelty?", Anna oikeassa sarakkeessa neuvoja siitä, miten vastata kysymykseen ohjata tiimiä. Kirjoita esimerkiksi ohjeellinen teksti ”[Korvaa tämä teksti tavoitteiden kanssa. Varmista, että ne ovat tarkkoja, mitattavissa, saavutettavissa, asianmukaisia ​​ja oikea-aikaisia.] "

5.

Sisällytä projektiin liittyviä vaiheita, kuten "Onko liiketoimintatapa kehitetty?" "Onko riskiä arvioitu?" "Onko yrityksesi toiminnot tunnistettu?" "Onko hankkeen virstanpylväät saavutettu?" "Onko laatuvaatimukset täytetty?" "Onko projekti budjetissa?" ja "Onko loppuun saatettu hyväksynnät?" Käytä lisäohjeita prosessivaiheiden suunnittelussa "A Guide to the Project Management Knowledge Knowledge" -ohjelmaan, joka tunnetaan nimellä PMBOK-opas.

6.

Lisää kaksi taulukkoa sarakkeeseen merkitsemällä ne "Kyllä" ja "Ei". Kun täytät tämän tarkistuslistan, voit tarkistaa onnistuneesti päätetyt kohteet. Jos tarkistuslistat osoittavat suurta osaa negatiivisista vastauksista, projektityötä ei todennäköisesti ole valmis.

7.

Lisää otsikko, jonka nimi on ”Toimintotavat”. Aseta taulukko kolmeen sarakkeeseen. Esimerkiksi Microsoft Wordin avulla napsauta Lisää-työkalurivin Taulukko-painiketta ja valitse kolme saraketta. Käytä ensimmäistä saraketta luetellessasi erinomaisia ​​tehtäviä. Luettele toisessa sarakkeessa tehtävään osoitettu tiimin jäsen. Voit luetella eräpäivän kolmanteen sarakkeeseen. Lisää vaihtoehtoisesti neljäs sarake kommentteja varten.

8.

Toista edelliset kolme vaihetta jokaiselle muulle neljästä projektinhallintaprosessista tai omasta järjestelmästäsi. Tallenna tiedosto yhtenä tarkistuslomakkeen tiedostona käytettäväksi tulevissa asiakirjoissa tai tallenna jokainen prosessi erilliseksi tiedostoksi. Tallenna esimerkiksi koko tiedosto tunnistettavalla nimellä, kuten "Yrityksen vakio projektin tarkistuslista". Jos haluat tallentaa tiedoston mallina tuleville asiakirjoille Microsoft Wordin avulla, napsauta "Tiedosto" -painiketta, Tallenna nimellä - painiketta ja valitse sitten Word-malli.

 

Jätä Kommentti