Notepad-asiakirjan muuttaminen MS Excel-tiedostoon

Kun luot laskentataulukon asiakirjoja työntekijöiden tunnusten seurantaan, myynnin ennustamiseen tai tuotteiden vertaamiseen, saatat haluta valmistaa tiedot toiseen ohjelmaan ja avata tuloksena olevan tiedoston Microsoft Excelissä. Pilkulla erotetut arvot tai CSV-tiedostomuoto käyttävät tavallista tekstiä, joka edustaa yksittäisten solujen arvoja ja laskentataulukon tietojen rivisisältöä. Pienellä suunnitelmalla noudattaa CSV-muotoa voit kirjoittaa Notepad-ohjelmalla laskentataulukon sisällön, kun olet poissa toimistosi tietokoneesta, ja muuntaa tulokset nopeasti Excel-dokumentiksi.

Tiedoston asennus

Jotta voit luoda CSV-tiedoston avataksesi Microsoft Excelissä, sinun on päätettävä, kuinka monta saraketta käytät Microsoft Excelissä Notepadissa valmistettavien tietojen luokkiin. Ensimmäisten Excel-solujen rivien pitäisi sisältää tietojen otsikot, joista jokainen merkitsee yksittäisen sarakkeen sisällön. Jos haluat luoda tekstin, joka muuttuu sarakeotsikoiksi, kirjoita ne Notepad-tiedoston ensimmäiseksi riviksi, erottamalla tarrat pilkuilla ja päättämällä rivin Enter-näppäimellä luodaksesi vaunun palautuksen. Jos esimerkiksi laskentataulukossa luetellaan nimiä ja työntekijän tunnusnumeroita, otsikot saattavat lukea "Etunimi, Lähi nimi, Sukunimi, Rintanumero".

Tiedon syöttö

Kun olet varma, kuinka monta saraketta tietosi täyttävät ja olet luonut otsikot, voit kirjoittaa tiedot rivikohtaisesti. Jos jokin tietosi arvoista sisältää pilkun, sinun on liitettävä arvo kaksoissarjoissa. Jos esimerkiksi korvaavalla henkilöllisyystunnuksella on erityinen merkintä, jossa on pilkku, kirjoita arvo "Badge Number, 2" ja aseta rajaus pilkku sulkeutuvan kaksoispainoksen jälkeen. Samoin, jos jokin arvoista käyttää lainausmerkkejä, ympäröi arvo kaksoissarjoilla ja laita ylimääräinen kaksinkertainen lainausmerkki lainausmerkkejä sisältävän materiaalin eteen ja taakse. Jos esimerkiksi yksi työntekijän keskimmäisestä nimestä on John ja hän käyttää lempinimeä "Tiny", kirjoita nimi nimellä "John" "Tiny" ""

Lopulliset vaiheet

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot muistiinpanoon, tallenna tiedosto tekstiasiakirjaksi ja muuta sen tiedostotunnisteeksi .csv. Vaikka CSV-asiakirjat koostuvat tavallisesta tekstistä, Microsoft Excel ei tunnista niitä CSV-tiedostoina ilman asianmukaista tiedostotunnistetta. Kun napsautat "Excel" -välilehteä Microsoft Excelissä ja valitset "Avaa" avataksesi Avaa-valintaikkunan, voit asettaa tiedostotyypin "Tekstitiedostoiksi", joten CSV-asiakirjasi näkyy luettelossa ja kaksoisnapsauta sitten avataksesi sen uudelle työkirjan asiakirjalle tiedostonimellä. On aina viisasta tarkistaa, että Excel tunnistaa numerot ja päivämäärät oikein. Jos näin on, arvot näkyvät tasaisesti oikealla Excel-soluissaan. Voit hallita paremmin, miten Excel tulkitsee ja muotoilee tietoja, voit avata CSV-tiedoston tuonti-ohjatun toiminnon avulla. Ohjattu toiminto löytyy Excel-nauhan Data-välilehdestä Hae ulkoiset tiedot.

näkökohdat

Jos jompikumpi tietueistasi ei sisällä arvoa tietylle kentälle, sinun on kirjoitettava toinen pilkku sen jälkeen, joka rajaa sen edessä olevan kentän. Esimerkiksi jos työntekijällä Jane Roellä ei ole keskimmäistä nimeä, hänen tietueensa lukee Roe,, Jane. Jotta tyhjät kentät olisivat näkyvämpiä tekstitiedostossa, voit edustaa niitä peräkkäisillä pari lainausmerkeillä ja seurata niitä pilkku. Excel ohittaa lainausmerkit, kun se avaa CSV-tiedoston. Jane Roen ennätys lukee näin "Roe", "", "Jane" Jos ohitat kentän vahingossa, tiedot eivät rivissä Excelin oikeassa sarakkeessa. Voit korjata ongelman muokkaamalla CSV-tiedostoa korjaamaan puuttuvan kentän ja avaamalla sen uudelleen Excelissä.

 

Jätä Kommentti