Office-menettelyjen muuttaminen

Toimistomenettelyjen muuttaminen edellyttää huolellista suunnittelua sen varmistamiseksi, että työntekijät ymmärtävät uudet menettelyt eivätkä heitä takaisin vanhaan tapaan. Työskentele sopivan yrityksen henkilöstön tehtäväryhmän kanssa, jotta voit tunnistaa muutosalueita ja valmistella uusia menettelyjä. Seuraa menettelyjä, joilla varmistetaan, että muutokset toteutetaan ja toimivat tehokkaasti ja pysyvästi.

Tunnista ongelmat

Pysyvän parannuksen tekeminen toimistoihin on prosessi, joka alkaa tarkastelemalla nykyisiä menettelyjä. Ensinnäkin, selvitetään, mitä toimistomenettelyt eivät ole tehokkaita ja miksi. Saatat joutua muuttamaan yrityksen menettelyjä ulkoisten tekijöiden, kuten uuden, suuren asiakassopimuksen, toimihenkilöiden huomattavan kasvun tai sääntöjen muutoksen vuoksi. Työskentele työntekijäryhmän kanssa luetteloon tarvittavat muutokset prioriteettijärjestyksessä, vaikeimmasta ja helpoimmin toteutettavasta.

Suunnittele muutokset

Luo suunnitelma, joka vahvistaa tunnistetut menettelyn puutteet ja on herkkä yrityksesi kulttuurille. Jokaisen muutoksen on oltava yhdenmukainen koko muutoksen kanssa. Jos esimerkiksi kaikki saapuvat puhelut on reititettävä keskusoperaattorin kautta, sinulla on oltava järjestelmä, jolla ilmoitetaan välittömästi kutsuvalle henkilöstön jäsenelle. Tässä prosessissa on otettava huomioon puhelut, joita ei voida suorittaa tai jotka on lähetettävä tietylle osastolle tai henkilölle. Jos kaikilla henkilöstöillä on valtuudet tilata tarvikkeita, keskitetyn tilausjärjestelmän on sisällettävä ostotilaukset ja muut tarvittavat asiakirjat.

Toteuta muutoksia

Toteuta muutokset, kun suunnitelma on laadittu ja hyväksytty. Voit tehdä muutoksia monella eri tavalla. Suorita koulutusohjelma, joka kattaa kaikki muutokset ja siirtyy välittömästi koulutuksen päätyttyä uusiin menettelyihin. Harjoittele esimiehiä muuttuneissa menettelyissä ja opettele heille, miten he voivat kouluttaa henkilökuntaa. Tee yksi tai muutama muutos säännöllisessä aikataulussa ennalta määrätyn ajan, kunnes kaikki uudet menettelyt on toteutettu.

Seuraa menettelyjä

Menettelyjen arviointi ja seuranta täytäntöönpanon jälkeen on ratkaisevan tärkeää niiden onnistumiselle. Vanhat tavat tehdä asiat voivat helposti palata, jos et seuraa säännöllisesti. Menettelyjen arviointi mahdollistaa myös sinun ja tehtäväryhmän selvittämään, tarvitaanko joitakin muutoksia tai uusia materiaaleja tai tarvitaan lisäkoulutusta. Valvojien ja uuden menettelyn mukaisesti toimivien henkilöiden kommenttien pyytäminen auttaa sinua määrittämään, miten tehokkaasti menettelyt toimivat ja miten niitä voidaan tehostaa.

 

Jätä Kommentti