Miten muuttaa puhelinpalvelua liiketoimintaa varten

Yritysten on muutettava puhelinpalvelua, kun nykyinen järjestelmä ei enää vastaa heidän tarpeitaan. Jos puhelut putoavat, soittajat valittavat, että he eivät pääse todelliseen henkilöön, tai jos palvelun tarjoaminen kestää liian kauan, on aika päivittää. Palveluita uudistettaessa yritysten on harkittava laitteistokomponentteja, jotka ovat välttämättömiä sekä toimisto- että kenttähenkilöstön kunnossapitoon, ja lisäksi on lueteltava kaikki liiketoimintaa varten tarvittavat palvelut. Kaikkien yritysten on vertailtava palveluntarjoajan laitteistokustannuksia, ominaisuuksia, hintoja ja maksuja ennen puhelinvaihdon aloittamista.

1.

Ensinnäkin analysoi, mikä on olemassa olevan järjestelmän virhe. Pyydä työntekijöitä tunnistamaan ongelmat. Ovatko puhelut pudossa? Onko olemassa liian paljon vaatimuksia olemassa olevan järjestelmän pitämiseksi jonossa? Ovatko työntekijät puhelinkonferenssiin ja videoneuvotteluun keskenään? Pitääkö päävirtakytkin puheluja uudelleen odottamattomasti? Onko puhelimia, kuulokkeita ja matkapuhelimia mukava käyttää? Onko olemassa oleva palveluntarjoaja käytettävissä palvelupyyntöjen nopeuttamiseksi tai laitteiden vaihtamiseksi? Kysy asiakkailta heidän kokemuksiaan yrityksen kanssa puhelimitse. Ovatko äänet vääristyneet, haihtuvat sisään ja ulos? Onko pidätyspuheluissa riittävästi osoitusta siitä, että linja on edelleen elinkelpoinen ja että joku palaa auttamaan?

2.

Luo luettelo kaikista tarvittavista puhelintoiminnoista. Sisällytä kaikki laitteet, kuten mukavat työpöytäpuhelimet, matkapuhelimet, päänsarjat, handsfree-liitännät ja videoneuvotteluikkunat. Luettele myös palvelut, joita tarvitaan sekä sisäisesti että kentällä, kuten puhelinneuvottelut ja videoneuvottelut, Internet-puhelun reititys, graafinen lähetyskelpoisuus, pikavalinta ja äänentunnistus.

3.

Osta kaupallisia puhelin- ja viestintälaitteiden tarjoajia ja löydä kykenevä yritys, joka pystyy tarjoamaan kaiken tarvittavan laitteisto-luettelon. Neuvottele sopimuksesta, joka sisältää laitteiden ostoa tai vuokrasopimusta, jatkuvaa huoltoa ja koko henkilöstön koulutusta tarvittaessa.

4.

Tunnista toimivaltaiset puhelinpalveluntarjoajat, jotka tarjoavat tarvittavat ominaisuudet ja vertaavat hinnoittelusuunnitelmia. Neuvotella sopimuksesta, jossa on "out" -lauseke, jos palveluntarjoaja ei pysty toimittamaan kaikkea sopimusta ajoissa.

5.

Aikataulu vanhan järjestelmän poistamista ja uuden asennusta varten, kun liiketoiminta on tyypillisesti hyvin hidasta, kuten viikonlopun yön keskellä, jotta asiakkaat eivät kestäisi muuntamista.

6.

Esittele uusi puhelinjärjestelmä kaikille työntekijöille, luovuta kannettavia laitteita, kuten matkapuhelimia, lisälaitteita ja kuulokkeita, joita ei ole vielä käytössä ja ohjelmoitu yksittäisissä työasemissa, ja kouluttaa henkilöstöä uudessa järjestelmässä.

 

Jätä Kommentti