Organisaatiokaavion luominen Microsoft Wordissa

Nopein tapa havainnollistaa työnkulun prosessia organisaatiossasi voi olla yksinkertaisesti ryömätä se taululle, mutta se tarkoittaa sitä, että sinun täytyy vaihtaa se joka kerta, kun mainos tai uusi vuokraus. Microsoft Word on varustettu työkalulla, joka luo automaattisesti hierarkkiset kaaviot, jotta voit luoda, päivittää ja jakaa organisaatiokaavion. Sinun tarvitsee vain lisätä henkilöstötiedot ja tallentaa tiedosto.

Käynnistä Microsoft Word. Jos haluat lisätä organisaatiokaavion olemassa olevaan asiakirjaan, avaa tiedosto ja selaa kaavion paikkaan. Lisää uusi sivu painamalla “Ctrl + Enter”. Muuten Word aloittaa uuden tyhjän asiakirjan avaamisen yhteydessä.

Napsauta Lisää-välilehteä. Klikkaa "SmartArt" -painiketta nauhalla, joka avaa "Valitse SmartArt-grafiikka" -ponnahdusikkunan.

Napsauta vasemmanpuoleisessa sarakkeessa olevaa "Hierarkia" -linkkiä. Tarkista organisaatiokaavion eri vaihtoehdot. Nämä ovat vain Word-oletusarvoja - voit muuttaa värejä ja lisätä rivejä ja laatikoita myöhempiin vaiheisiin. Kaksoisnapsauta karttaa, kuten yrityksen organisaatiokaavio. Kaavio lisätään Word-asiakirjaan ja uuteen purppuran "SmartArt Tools" -välilehdelle ja nauhaan, joka avautuu työalueen yläreunassa.

Napsauta kaavion ensimmäistä / alkuun-ruutua, joka voi oletusarvoisesti näyttää "[Teksti]". Kirjoita organisaation korkeimman henkilön nimi ja haluttu nimi, kuten toimitusjohtaja, CIO, presidentti tai omistaja.

Siirry seuraavaan ruutuun, joka haarautuu ensimmäisen alle. Kirjoita seuraavan korkeimman henkilön nimi. Useimmissa Word-malleissa on kolme laatikkoa tällä haaralla. Jos sinulla on yksi tai kaksi henkilöä tällä haaralla, napsauta ruutua ja paina “Poista” -näppäintä. Jos sinulla on enemmän kuin kolme, napsauta ruudun mitä tahansa ruutua ja napsauta sitten "Lisää muotoa" -valikkoa nauhalla. Lisää uusi ruutu samaan haaraan napsauttamalla Lisää muoto jälkeen. Jatka, kunnes kaikki tämän tason organisaation henkilöt tai työnimikkeet ovat edustettuina.

Napsauta ruutua toisella rivillä. Napsauta ”Lisää muoto” -valikkoa ja valitse ”Lisää muoto alla”. Tämä luo seuraavan, alemman tason organisaation hierarkiassa. Lisää laatikoita, nimiä ja nimikkeitä jokaiselle yrityksellesi tällä tasolla. Lisää laatikoita ja rivejä edelleen. Huomaa, että kun lisäät laatikoita, Word kutistuu automaattisesti kaavioon, jotta se mahtuu sivulle.

Määritä hallintotehtävät henkilöille, joille he työskentelevät, napsauttamalla laatikkoa ja napsauttamalla sitten Lisää muoto -valikkoa. Napsauta “Add Assistant” ja lisää linkki johtajasta avustajaan.

Napsauta nauhalla olevaa Vaihda värit -painiketta. Valitse eri sävyjen joukko oletussanasta sininen. Voit myös muuttaa kaavion yksittäisiä värejä. Napsauta ruutua tai napsauta useita ruutuja pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla ja napsauttamalla sitten jokaisen laatikon kohdalla. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valittua laatikkoa ja valitse ”Muotoile muoto.” Valitse ”Täytä” -ikkunassa uusi väri.

Napsauta File (Tiedosto) -välilehteä ja valitse Save As (Tallenna nimellä). Kirjoita organisaatiokaavion nimi ja valitse, mihin tiedosto tallennetaan. Napsauta Tallenna-painiketta.

Varoitus

  • Nämä ohjeet koskevat Microsoft Word 2010: tä Word 2016: een. Prosessi on sama Word 2007: ssä, sillä ainoa ero on siinä, että käytät Office-painiketta "Tiedosto" -välilehden sijaan. Wordin aikaisemmilla tai myöhemmillä versioilla voi olla muita eroja.

 

Jätä Kommentti