Organisaatiokaavion luominen Office 2007: ssä

Täydellisen työvoiman rakentaminen voi olla jatkuva prosessi, jota jalostetaan, kun yritys lisää uusia työntekijöitä, mutta suunnitellaan organisaatiokaavio, joka osoittaa tarkalleen, missä kukin henkilö sopii, ei tarvitse ottaa ikuisesti. Microsoft Office Suite 2007: n ohjelmien avulla voit luoda hierarkkisen kaavion, joka antaa tilannekuvan yrityksesi ylhäältä alas. Wordin, Excelin tai PowerPointin käyttäminen näiden kaavioiden luomisessa on, että voit muuttaa niitä milloin tahansa vain muutamalla napsautuksella.

1.

Käynnistä Microsoft Word, PowerPoint tai Excel 2007. Napsauta ”Insert” -välilehteä ja napsauta sitten ”SmartArt” -painiketta nauhalla.

2.

Napsauta "Valitse SmartArt-grafiikka" -ikkunassa "Hierarkia" -vaihtoehtoa vasemmalla puolella.

3.

Napsauta OK-painiketta ja asiakirjaan lisätään minimaalinen organisaatiokaavio, jossa on kaksi laatikkoa kahdella tasolla. Voit avata violetin ”Organisaatiokaavio-työkalut” -välilehden näytön yläosassa napsauttamalla karttaa missä tahansa. Napsauta uutta välilehteä, jos haluat tarkastella nauhan mukautusasetuksia.

4.

Napsauta taulukon yläosaa, jossa se lukee "Lisää tekstiä." Kirjoita organisaation vanhimman henkilön nimi, kuten presidentti tai toimitusjohtaja. Voit myös lisätä henkilön työnimikkeen sekä nimen.

5.

Selaa kaavion seuraavaan tasoon, joka on kolme laatikkoa, jotka haarautuvat ylöspäin. Napsauta vasemmanpuoleiseen ruutuun ja kirjoita työn nimi, työn haltijan nimi tai molemmat. Työnnä tiensä rivin läpi jokaiselle henkilölle, joka raportoi toimitusjohtajalle.

6.

Lisää suora raportti napsauttamalla yläruutua, napsauttamalla organisaatiokaaviotyökaluja -välilehteä ja napsauttamalla nauhan vasemmalla puolella olevaa "Alivalikoima" -painiketta. Tämä lisää sivulle neljännen ruudun. Huomaa, että jokainen lisäämäsi laatikko pienenee automaattisesti, jotta se mahtuu kaiken sisään. Saatat joutua säätämään kirjasinkokoa laatikoissa korostamalla tekstiä, napsauttamalla "Koti" -välilehteä ja muuttamalla fonttikoon valitsinta.

7.

Lisää ala- tai suora raportti toiselle riville olevaan paikkaan napsauttamalla tätä ruutua ja napsauttamalla sitten nauhassa olevaa "Alisteinen" -painiketta. Voit myös lisätä muita raportteja klikkaamalla nauhalla olevaa ”Työntekijä” -painiketta sekä huomautusavustajia napsauttamalla ”Assistant” -painiketta.

8.

Muuta organisaatiokaavion ulkoasua vastaamaan yrityksen tyyliä ja mieltymyksiä napsauttamalla nauhassa olevaa "Style" -painiketta. Napsauta eri vaihtoehtoja, jotka antavat eri värejä eri riveille tai muokkaa laatikoiden muotoa. Hyväksy uusi tyyli napsauttamalla ”OK” tai palataksesi alkuperäiseen ulkoasuun valitsemalla “Peruuta”.

9.

Muuta yksittäisen laatikon tai sijainnin väriä napsauttamalla nauhassa olevaa ”Muodon täyttö” -painiketta. Valitse uusi väri ja napsauta ”OK”. Tämä on paras tapa ryhmitellä osastoja yhteen tai erottaa tietyssä asemassa olevat ihmiset, kuten myynti- tai hallinnolliset avustajat. Voit värittää useita ruutuja kerralla painamalla Ctrl-painiketta ja pitämällä sitä alhaalla ja napsauttamalla kutakin yksittäistä laatikkoa, ennen kuin napsautat "Muodon täyttö" -painiketta.

10.

Napsauta Office-painiketta ja valitse Tallenna nimellä. Kirjoita asiakirjan otsikko ”Tiedostonimi” -tekstiruutuun ja valitse sijainti tallentaaksesi tiedoston. Tallenna kartta napsauttamalla Tallenna.

Varoitus

  • Nämä ohjeet koskevat Microsoft Office 2007 -tuotteita. Office 2010: ssä Office-painike on korvattu ”Tiedosto” -välilehdellä. Näissä ohjeissa saattaa olla eroja ja muunnelmia, kun niitä sovelletaan Office-ohjelmiston aiempiin tai myöhempiin versioihin.
 

Jätä Kommentti