Miten luodaan hakutietokanta Excelissä

Suurimmaksi osaksi olet tottunut käyttämään Microsoft Exceliä sellaisten tehtävien hoitamiseen, kuten raporttien, ennusteiden ja budjettien valmistelu. Excel on kuitenkin paljon tehokkaampi. Sitä voidaan käyttää luomaan hakutietokanta - Excel-tietokanta.

Excelin tietokantaominaisuudet ovat erittäin tehokkaita. Itse asiassa Exceliä ei voida käyttää yksinkertaisen hakutietokannan luomiseen, vaan sitä voidaan käyttää myös asianmukaisen relaatiotietokannan luomiseen. Relaatiotietokanta koostuu päätaulusta, joka yhdistää sen orjataulukkoihin, jotka tunnetaan myös lapsitaulukkoina.

Miten Relaatiotietokanta toimii?

Excel on rakennettu siten, että se on helposti yhteensopiva tietokantojen kanssa. Ainakin tietokanta on yksinkertaisesti kokoelma kohteita, jotka on yhdistetty PC Worldin mukaan. Se on melko paljon mitä taulukkolaskenta on. Kun tietokannan kohteet liittyvät toisiinsa, ne luovat tietueita useiden tietueiden ryhmissä. Yksittäinen tietue voisi olla laskentataulukon rivin vastaava, kun taas tietueiden kokoelma voi olla taulukon vastaava taulukko. Yhteyttä on vaikea sivuuttaa.

Kun sinulla on laskentataulukko, kaikki sinä olet todennäköisesti tietokannassa. Se ei kuitenkaan ole varmasti relaatiotietokanta. Relaatiotietokannan luomiseksi sinun on yhdistettävä laskentataulukko slave-laskentataulukoiden tai yksinkertaisten taulukkojen avulla.

Esimerkki tietokannasta

Sano esimerkiksi, että päätät tallentaa henkilöllisyystodistuksesi tietokoneellesi, ja teet myös tämän tai minkä tahansa muun henkilön asiakirjat. Jos se on kuljettajan lisenssi, se on monien muiden DMV: n henkilöiden ajokorttien joukossa. Lisenssissäsi on yksityiskohtia, kuten nimesi, korkeus, paino, sukupuoli, hiukset ja silmien väri, syntymäaika, osoite, myöntämis- ja vanhentumispäivät sekä lisenssin luokka.

Huomaa, että useat ihmiset voivat jakaa nimen, sukupuolen, osoitteen ja yleisen kuvauksen. Siksi jokaisella lisenssillä on lisenssinumerot. Tietokannan merkinnässä sitä kutsutaan avainkentäksi, jota käytetään yhdistämään tietokanta muihin tietokantoihin, jotka liittyvät siihen; näitä kutsutaan myös relaatiotietokannoiksi.

Päätietokanta

Päätietokanta sisältää kaikki ajokortin tiedot. Tulee olemaan yksi tai useampi lasten tietokanta, joilla on enemmän tietoa tiettyihin yksilöihin, jotka tunnistetaan avainkentän avulla. Joillakin saattaa olla yksilön ajaminen, kun taas toisilla voi olla aiemmin osoitetut osoitteet ja niin edelleen. Tietokannan merkinnässä tällaista suhdetta kutsutaan yhdestä moneksi -suhteeksi, koska jokaisella kuljettajalla voi olla useita eri osoitteita ja rikkomuksia. Osoitteet ja rikkomukset voidaan kuitenkin liittää vain yhteen ohjaimeen.

On olemassa muunlaisia ​​suhteita, kuten yksi-to-one ja monia-monta - esimerkiksi tietokanta asiakkaiden kanssa ja niiden alennuskorko. Koska jokaisella asiakkaalla voi olla vain yksi alennus kerrallaan, tämä on yksi-henkilö-suhde. Jos tietokanta koostuu asiakkaista ja ostamistaan ​​tuotteista, asiakkailla voisi olla useampi kuin yksi tuote, ja tuotteet voisivat ostaa useampi kuin yksi asiakas - mikä olisi monen ja monen suhteen.

Mikä on relaatiotietokanta?

Selkein syy, miksi saatat tarvita tällaista tietokantaa, on välttää toistamasta tietojasi jokaisessa laskentataulukossa. Se voi olla voimavaroja vaativa - erityisesti ajan suhteen. Tärkein syy tietokannan käyttämiseen on kuitenkin se, että voit kysyä tietojasi suodattimien avulla, jotta voit löytää tiettyjä tietoja ja käyttää sitä raporttien tuottamiseen.

Yksinkertaisen tietokannan luominen Excelissä

Ensimmäinen vaihe haettavissa olevan laskentataulukon luomisessa on kuvata tietojasi. Tarvitset merkintöjä kuvaamaan tietojasi, ja ne tulevat taulukon ensimmäiseen riviin. Tehkäämme se laskentataulukon ensimmäinen rivi. Otsikoiden tarkoitus on melko sama kuin oikean tietokannan kenttien. Jokainen taulukon rivi määrittää yhden tietokannan tietueen, kun kullakin sarakkeella on arvot, jotka kuuluvat yhteen luokkaan.

Rivin otsikko rivillä on pakattava. Voit tehdä tämän napsauttamalla rivin otsikkoa, joka sijaitsee toisen rivin oikeassa reunassa. Siirry Excel-sovelluksen yläreunassa olevan nauhan Näytä-välilehteen ja etsi välilehti Freeze Panes -osiosta. Alla on nuoli. Napsauta tätä nuolta ja valitse avautuvasta avattavasta valikosta vaihtoehto "Freeze Top Row". Tämä tarkoittaa, että ylärivi näkyy aina, kun selaat taulukkolaskentaasi. Näin tiedät mitä tietoluokkaa kaikki kuuluu.

Syötä tietosi

Nyt on aika kirjoittaa tietosi. Tee se niin monella rivillä, jonka luulet tarvitsevan. Nuolinäppäimien avulla voit navigoida taulukkolaskentaasi samalla kun vahvistat, että jokaisen solun sisäänkäynti on yhtä helppoa kuin Enter-näppäintä. On mahdollista, että olet syöttänyt tiedot toiseen asiakirjaan, jossa se on erotettu välilehden merkillä, kuten Microsoft Wordissa. Tällöin voit kopioida ja liittää sen laskentataulukkoon. Voit liittää sen tietokantaasi napsauttamalla solua, jonka nimi on A2, ja paina Ctrl + V näppäimistöllä. Tiedot liitetään otsikoiden alle.

Työarkin vasemmassa yläkulmassa on painike, jolla voit valita kaikki laskentataulukon solut. Tämä painike löytyy kohdasta, jossa sarake- ja rivin otsikot leikkaavat. Napsauta tätä painiketta ja kaikki laskentataulukon solut valitaan. Vaihda nauhalle Data-välilehteen. Siellä löydät ryhmän nimeltä ”Lajittele ja suodata”. Löydät suppilon kaltaisen painikkeen, jota kutsutaan ”Suodattimeksi” -painikkeeksi. Napsauta sitä.

Suodattimien käyttäminen sarakkeissa

Jokaisen sarakkeen otsikon oikealla puolella pitäisi löytää nuoli, kun sijoitat kohdistimen sinne. Napsauta sitä, ja saat valikon, jossa on vaihtoehtoja, joiden avulla voit suodattaa asioita kyseisessä sarakkeessa. Voit käyttää tekstien ja numeroiden suodattimia tai lajitella joko nousevaan tai laskevaan järjestykseen tai näyttää vain sarakkeita, jotka täyttävät suodatuskriteerit.

”Valitse kaikki” -kohdan edessä on valintaruutu . Poista valinta ja aktivoi sitten valintaruutu niiden arvojen vieressä, joita haluat käyttää tietojen suodatukseen. Ainoastaan ​​nämä arvot sisältävät tiedot sisältyvät.

Suodata olosuhteiden mukaan

Jos haluat suodattaa olosuhteiden mukaan, valitse kaava joko "Teksti-suodattimista" tai "Numerosuodattimet." Voit mennä sellaisiin arvoihin, jotka ovat kahden tietyn arvon välillä tai suurempia tai pienempiä kuin tietty arvo, ja niin päällä. Jokaisessa kunnossa on painikkeita "And" ja "Or", jotta voit yhdistää kriteerit keskenään poissulkeviksi tai lisäaineiksi.

Napsauta painiketta OK, niin että tiedot suodatetaan. Näet valitsemasi sarakkeen vain ne suodatinolosuhteet vastaavat rivit.

Kytke suodatus pois päältä

Jos haluat poistaa suodatuksen, napsauta suodatinpainiketta tietyn sarakkeen otsikon oikeassa yläkulmassa, jonka suodattimet haluat poistaa. Näin voit poistaa kyseisen sarakkeen suodatuksen vaikuttamatta muuhun laskentataulukkoon. Jos haluat poistaa kaikki suodatukset, valitse vain "Clear" -vaihtoehto ja kaikki tiedot palautuvat alkuperäiseen tilaansa.

 

Jätä Kommentti