Yksinkertaisen lomakkeen luominen tehokkaiden ja toimintakelpoisten kokousten tekemiseen

Jos olet koskaan ollut syytetty kokousten muistiinpanojen ottamisesta, olet todennäköisesti tallentanut, mitä sanottiin ja jotka sanovat sen aikajärjestyksessä. Tällaiset asiakirjat voivat olla arvokkaita referenssipisteinä muistojen päivittämiseksi ja loogisen paikan luomiseksi seuraavasta kokouksesta. Jos kuitenkin haluat nostaa ponnistelujasi keskittyä toimiin ja niiden toteuttamisesta vastaaviin henkilöihin, on hyvä luoda yksinkertainen lomake, jonka avulla voit ottaa tehokkaita ja toimivia kokouksia koskevia huomautuksia. Tällaiset muistiinpanomuodot ovat erityisen hyödyllisiä yrityksille, joilla on jatkuvaa toimintaa ja samanaikaisia ​​hankkeita.

1.

Luo kansilehti, joka sisältää kokouksen muistiinpanot, jotka sisältävät perustiedot mutta tärkeät tiedot: kokouksen päivämäärän, sen alkamis- ja päättymisajan sekä läsnä olevien henkilöiden nimet.

2.

Vaihda muistiinpanon ajattelutavan tallentamisesta kronologisessa järjestyksessä projektin, tehtävän tai toiminnan transkriptioon ja luomalla erilliset lomakkeet kullekin. Tämän tekniikan avulla voit seurata toimeksiantoja ja päivityksiä säännöllisellä, loogisella tavalla tunnistamalla nopeasti jokaisen sivun yläosassa oleva projekti, tehtävä tai toiminta. Kun joku kokouksessa avaa oman projektinsa, löydät vastaavan lomakkeen ja täytä se sen mukaisesti.

3.

Kirjoita sivun yläreunaan ”Projekti”, ”Tehtävä” tai ”Toiminta” joko paperilla tai tekstinkäsittelydokumentissa ja määritä se sitten. Esimerkiksi yhden lomakkeen otsikko voisi olla: ”Hanke: Ribbon-leikkausseremonia yrityksen pääkonttorissa.” Toinen lomakkeen otsikko voi olla seuraava: ”Tehtävä: Ruoka- ja virvoitusjuomien tilaaminen nauhojen leikkausseremoniaa varten”.

4.

Luo jokaisen lomakkeen pääotsikon alle alaotsikot: ”Nimetty työntekijä”, ”Viimeinen toimintovaihe”, ”Toimintavaiheet”, ”Määräaika”, ”Havainnolliset esteet” ja ”Muut muistiinpanot”. kokouksen muistiinpanot. Jos päätät lainata ihmisiä suoraan, aseta niiden lausunnot lainausmerkeissä. Jos et ole varma puhujan tarkoista sanoista, pyydä häntä toistamaan hänen lausuntonsa.

5.

Tarkista mallisi ja tee tarpeitasi koskevat muutokset tai muutokset. Jos esimerkiksi tärkeä yritysjohtaja vaatii hankkeiden, tehtävien ja toimintojen hyväksymistä, muista luoda alaotsikko, joka sisältää hänen tarkastelunsa tilan.

6.

Ota lomakkeet kaikkiin seuraaviin kokouksiin, ja kun osallistujat käsittelevät tiettyä hanketta, tehtävää tai toimintaa, tallenna niiden tilaraportit. Muista esittää kysymyksiä, sillä kykysi ottaa tehokkaimmat ja tehokkaimmat kokousilmoitukset saattavat olla riippuvaisia ​​kyvystäsi toimittaa tietoja. Esimerkiksi jos työntekijä keskittyy "viimeisimpään toimintavaiheeseensa" ja laiminlyö mainitsemalla "jäljellä olevat toimintavaiheet", paina tätä päivitystä varten.

7.

Levitä kokouksen muistiinpanoja osallistujille ja säilytä toinen kopio turvallisessa paikassa. Sinun tehokas muistiinpano, joka keskittyy toimintaan ja toteutumiseen, olisi toimittava uskottavana tilaisuutena ja kätevänä viitteenä, jos kysymykset tai kiistat syntyvät.

Kärki

  • Muista, että monet yrityksesi henkilöt voivat tarkastella kokouksen muistiinpanoja ja olla riippuvaisia ​​niiden ainoasta tietolähteestä. Mitä kattavampi tapaamisesi keskustelu ja muistiinpanot ovat, sitä todennäköisemmin voit auttaa ajaa projektisi, tehtävänne tai aktiviteettisi loppuun.
 

Jätä Kommentti