Laskentataulukon luominen seurantakustannuksiin OS X: ssä

Microsoft Excel -laskentataulukko tarjoaa ihanteellisen tavan syöttää, luokitella, lajitella ja laskea liiketoimintakulut, jotta voit lähettää ne korvausta varten tai laatia raportin kirjanpitäjälle. Sen sijaan, että käytät Macin Laskin-sovellusta kustannusluokkien lisäämiseen ja seurataksesi taskutavaroita tekstitiedostossa, voit seurata Excel-taulukon kuluja ja korvauksia, joissa on sisäänrakennettu pääsy tietojenkäsittelyvälineisiin, joita voit tutkia tietojasi.

1.

Merkitse tietosarakkeet otsikoilla riville 1. Otsikot määrittelevät kunkin sarakkeen tiedot ja helpottavat kustannusraportin lukemista. Sisällytä sarakkeet kunkin kustannuksen päivämäärälle, jonka olet maksanut, määrän, kustannusten luonteen, kustannusluokan, korvauspäivän ja lähteen sekä kaikki muut tiedot, jotka liittyvät suoraan taskukustannusten määrittämiseen tai luokitteluun.

2.

Napsauta ensimmäisen sarakkeen otsikkoa, joka sisältää päivämäärät, valitsemalla koko sarakkeen. Pidä "Command" -näppäintä alhaalla ja napsauta minkä tahansa päivämäärätietojen sarakkeiden otsikkoa, lisäämällä ne valintasi mukaan. Vaihda Excel-nauhan Home-välilehteen ja etsi numeroryhmä. Napsauta avattavasta valikosta välittömästi sanan "numero" alapuolella ja valitse "Mukautettu". Valitse Luokka-luettelosta "Päivämäärä" ja valitse päivämäärämuoto, jossa on nelinumeroinen luku.

3.

Napsauta ensimmäisen sarakkeen otsikkoa, joka sisältää kustannusarvot. Pidä "Command" -näppäintä alhaalla ja napsauta minkä tahansa muiden kustannusten sarakkeiden otsikoita. Avaa uudelleen "Numero" -valikko ja valitse "Valuutta".

4.

Anna kustannustiedot. Koska Excelin avulla voit lajitella tiedot sen jälkeen, kun olet syöttänyt tiedot, voit kirjoittaa tiedot ilman, että järjestät kuitit ensin, tai odottaa, kunnes kaikki paperityöt ovat käytettävissä. Jokainen rivi sisältää yhden kustannuksen kirjauksen.

5.

Napsauta ja vedä solusta A1 viimeisen solun kautta, joka sisältää kulutustietosi, valitsemalla koko alueen, johon syötit tiedot. Siirry Excel-nauhan Taulukot-välilehdelle ja etsi Taulukon asetukset -ryhmä. Napsauta "Uusi" -kuvakkeen oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse "Lisää taulukko otsikoilla". Aktivoi "Total Row" -kohdan edessä oleva valintaruutu, jos haluat lisätä tietoihin konfiguroitavien automaattisten summausten rivin.

6.

Vaihda Työkalut-ryhmään ja klikkaa "Nimeä uudelleen" -painiketta, jolloin taulukolle annetaan mielenkiintoinen nimi "Taulukko 1: n" sijasta. Napsauta kaavapalkin nimi-ruutua ja kirjoita haluamasi nimi.

7.

Vaihda Taulukon tyylit -ryhmään ja napsauta haluamasi tyylin kuvaketta. Jokainen kuvake näyttää pikkukuvan näkyvästä värimaailmasta. Voit selata valmiita valintoja käyttämällä tyylin gallerian molemmissa päissä olevia nuolinäppäimiä. Taulukkotyyleihin rakennettu vaihtoehtoinen rivin varjostus yksinkertaistaa tietojen arviointia, varsinkin jos raportissa on pitkä luettelo riveistä.

8.

Napsauta solun oikeassa päässä olevaa kaksoiskädenuolta koko rivillä palataksesi avattavasta toiminnoista. Valitse "Sum" - sarakkeista, "Count" - sarakkeista sarakkeille ja "Other", kun haluat paljastaa Formula Builderin, jossa voit luoda oman mukautetun laskelmasi.

9.

Napsauta sarakkeen otsikon oikealla puolella olevaa nuolta palataksesi suodatusvaihtoehdoista, joiden avulla voit näyttää vain ne kulut, jotka täyttävät tietyn kriteerin. Excel esittää luettelon sarakkeessa olevista ainutlaatuisista arvoista, jotta voit valita vain ne rivit, jotka sisältävät kyseisen arvon kyseisessä sarakkeessa. Voit näyttää tiedot nousevassa tai laskevassa järjestyksessä, paljastaa vain ylä- tai alareunan 10 kohdetta tai luoda mukautetun suodattimen lisäämään useita laskutoimituksia.

10.

Valitse yksi tai useampi tietoryhmä, jos haluat muotoilla ehdollisen värikoodauksen, joka auttaa paljastamaan korkeita alhaisia ​​hintakuvioita tai raportin muita osia. Vaihda Koti-välilehteen ja etsi Muoto-ryhmä. Avaa avattavasta valikosta "Ehdollisen muotoilun" vieressä oleva nuoli. Valitse Color Scales -alivalikosta mittakaava, joka edustaa asteikon. Yksiväriset asteikot käyttävät värisävyjä, jotka edustavat arvoaluetta; kolmiväriset asteikot käyttävät "stoplight" -varjostusta. Käytä "Korosta solusääntöjä" -asetuksia, jos haluat määrittää värikoodauksen tietyntyyppisille arvoille, kuten päivämäärille ennen tiettyä viikkoa tai sen jälkeen, hinnat tietyissä dollarialueissa tai kaksoiskappaleissa.

11.

Tallenna tiedosto, kun olet syöttänyt kaikki tiedot ja määrittänyt laskut. Jos raporttisi koskee vain tiettyä ajanjaksoa - yksi viikko, kuukausi tai vuosi - sisällyttää tiedostonimeä viitenumero, jotta voit tunnistaa tiedoston sisällön avaamatta sitä.

Tarvittavat asiat

  • Microsoft Excel for Mac

vinkkejä

  • Tallenna kopio tiedostostasi mallimuotoon ilman erityisiä kulutustietoja. Voit luoda mallin luoda uusia kuluraportteja.
  • Muodosta päivämäärät niin, että ne näyttävät sarakkeen rivissä olevat nollat ​​ja kaikki päivämäärän merkinnät, valitse "Mukautettu" numeromuoto ja kirjoita "mm / pp / vvvv" kahden numeron kuukausiin ja päiviin. Syötä viiva kynän sijasta päivämäärän erottimeksi, jos haluat sen.
  • Napsauta uutta taulukon tyyliä, jos haluat muuttaa muotoiluvärejä vaikuttamatta tietoihin.
  • Vedä pöydän oikeassa alakulmassa olevaa kahvaa lisätäksesi sen pinta-alaa.

Varoitus

  • Jos otat taulukon takaisin tavalliseen tietoväylään, tietojen suodatus katoaa.
 

Jätä Kommentti