Miten luodaan vakiotoimintamenettely

Tavallinen toimintamenettely tai SOP on kirjallinen askel-askeleelta annettava ohje siitä, miten työntekijän tulisi käsitellä tiettyä liiketoimintaa synnyttävää tehtävää tai tilannetta. Tavallisen toimintamenettelyn tarkoituksena on varmistaa tehtävän onnistunut lopputulos ja varmistaa, että tulos on johdonmukainen riippumatta siitä, kuka suorittaa tehtävän.

1.

Kirjoita muistiin tulos tai tavoite, jonka haluat saavuttaa SOP: n avulla. Jos esimerkiksi kirjoitat SOP: n siitä, miten toimisto suljetaan joka päivä, tavoitteena on turvata toimisto illalla seuraavaan työpäivään saakka.

2.

Kirjoita karkea luonnos askeleista selkeällä ja ytimekkäästi, mutta varmista, että siihen on sisällytetty riittävästi yksityiskohtia, jotta tehtävän suorittava henkilö voi suorittaa sen oikein. Kun kirjoitat SOP: n vaiheita, se auttaa käymään läpi toimet, kuten jos olet suorittanut SOP: n, joten et menetä mitään tärkeitä tietoja.

3.

Testaa SOP itse. Kun olet kirjoittanut SOP: n ensimmäisen luonnoksen, noudata kirjoitettuja ohjeita varmistaaksesi, että SOP on valmis. Tee tarvittavat vaiheet ja korjaukset.

4.

Testaa SOP: n kanssa työntekijä tai joku, jonka tiedät, että he voivat suorittaa SOP: n noudattamalla ohjeita. Kokeile testaajan palautetta kaikista SOP: n vaiheista tai ohjeista, jotka olivat epäselviä, vaikeasti ymmärrettäviä tai puuttuvia.

5.

Luo lopullinen luonnos, joka sisältää testaajan palautteen. Luo lopullinen versio SOP-kopioon lopullisesti.

6.

Jaa SOP työntekijöille. Voit säilyttää paperikopion sideaineessa muiden SOP: iden kanssa, lähettää sen yrityksen ilmoitustaululle tai jakaa SOP: n sähköpostitse tai paperilla.

7.

Harjoittele työntekijöitä. Pidä kokous- tai harjoitusistunto päivittääksesi työntekijät SOP-palvelussa. Käy läpi jokaisen askeleen työntekijöiden kanssa ja vastaa kaikkiin kysymyksiin, joita heillä voi olla uudesta menettelystä.

Kärki

  • Koska liiketoimintaprosessit muuttuvat, niin myös SOP: t. Suunnittele SOP: iden vuosittaiset tai kaksi kertaa vuodessa tehtävät tarkistukset varmistaaksesi, että jokainen on ajan tasalla tai on edelleen käytössä. Tee tarvittavat päivitykset SOP: lle.
 

Jätä Kommentti