Ajanhallintalokin luominen

Ajanhallinta on välttämätöntä pienyrityksissä. Tämä pätee erityisesti, jos on lähes mahdotonta suorittaa työsi tietyn ajan kuluessa tai jos olet taipuvainen häiritsemaan. Ajanhallintalokin luominen auttaa sinua havaitsemaan mahdollisia parannuksia tarvitsevia alueita sekä antamaan visuaalisen tarkastelun siitä, miten vietät aikaa joka päivä. Ajanhallintaloki on korvaamaton työkalu sekä työntekijöille että johtajille ja yritysten omistajille.

1.

Kuvaa esimerkkipäivä paperille. Voit käyttää käyräpaperia ja tehdä sen käsin tai, jos haluat, käytä aikaohjausohjelmaa. Käytä yhtä sivua päivässä.

2.

Luettele päivittäiset tehtävät arkin yläosassa. Jokaisessa tehtävässä pitäisi olla oma sarake. Jos esimerkiksi tyypillinen päiväsi sisältää sähköpostin tarkistamisen, paperien lajittelun, kirjeenvaihdon valmistelun tai minkä tahansa merkittävän tehtävän, jokaisella on oma sarake. Yksinkertaisia ​​tehtäviä, kuten puhelimeen vastaamista, ei tule sisällyttää, ellei tämä ole olennainen osa työtäsi. Luo yksi sarake tehtävärivisi lopussa aikahävittäjille.

3.

Karttaa tuntikausi tämän taulukon puolella. Jokaisessa työssä vietetyssä tunnissa on oltava oma rivi. Jos tarpeen, jaa tämä puolen tunnin lohkoihin työn mukaan ja kun normaalisti aikataulutat tehtävänne. Aloita tunti, jolloin aloitat työn, ja lisää niin monta riviä kuin työpäiväsi vaatii. Jos haluat, voit jättää pois lounasaikasi tai yksinkertaisesti estää jokaisen neliön kyseisen päivän ajan.

4.

Kirjaudu toimintaan koko päivän. Aina kun teet tehtävää, täytä tunniste, joka vastaa tätä tehtävää. Jos aloitat myöhemmin tunnissa, täytä vain osa lohkosta. Tee tämä joka päivä viiden päivän ajan käyttäen uutta arkkia joka päivä, jotta voit määrittää kunkin tehtävänne keskimääräisen ajan.

5.

Loki ajoitettiin tuhlaamaan kaaviosi. Jos vietät aikaa päivän aikana surffaamalla verkossa, lukemalla henkilökohtaisia ​​sähköpostiviestejä tai tekemättä suunniteltuja tehtäviä, olkaa rehellisiä itsellesi ja kirjaudu myös tällä kertaa. Käytä aikarikastajille varattuja sarakkeita täyttääkseen tuntikausia tai puoli tuntia näiden toimintojen tekemiseen.

6.

Tulosten tulkitseminen katso kuinka paljon aikaa käytätte töissä, kuinka kauan jokainen tehtäväsi kestää keskimäärin sekä kuinka paljon aikaa tuhlaat joka päivä. Nämä tulokset auttavat sinua suunnittelemaan päiväsi asianmukaisesti, jakamaan riittävästi aikaa jokaiselle tehtävälle ja vähentämään aikaa, jonka tuhlaat.

 

Jätä Kommentti