Viikoittaisen yrityksen kokousohjelman luominen

Onnistuneen liiketoiminnan harjoittaminen edellyttää suunnittelua, ihmissuhteiden yhteistyötä, vastuullisuutta ja keskittymistä. Ongelmallisten alueiden, ideoiden ja pitkän aikavälin tavoitteiden vahvistaminen asianmukaisesti korostetaan tuottavamman liiketoimintaympäristön luomisessa. Yritysten viikoittaiset kokoukset voivat toimia tehokkaana työkaluna, joka herättää positiivisia, tavoitteeseen perustuvia muutoksia ja tarjoaa keinon käynnissä oleviin aloitteisiin. Esityslistan luominen on kriittinen prosessi, joka määrittää lopulta kunkin yrityksen kokouksen keskustelun suunnan ja aiheen.

1.

Luo tai hanki "Minuutit" -asiakirjamalli tekstinkäsittelyohjelmalla. Pöytäkirjaan olisi sisällyttävä kokouksessa läsnä olevat henkilöt, kokouksen päivämäärä, käsitellyt aiheet, ratkaistut kysymykset ja kysymykset, joita on vielä harkittava. Joukkueen jäsendokumentin saaminen jokaisesta kokouksesta auttaa sinua muotoilemaan tulevia kokousten esityslistoja samalla, kun vähennetään aikaa, joka kuluu vanhan tai aiemmin ratkaistuun liiketoimintaan.

2.

Kirjoita muistiin uudet yritysjärjestelyt, jotka on käsiteltävä ensimmäisessä viikkokokouksessa. Kerää tarvittavat aiheetiedot kustakin osastolta. Asiaankuuluva tieto voi sisältää esimerkiksi edistymiskertomuksia ja työnkulun dokumentointia.

3.

Päätä kokouksen pituus, osallistujat ja kiireelliset aiheet. Arvioi aika, joka tarvitaan keskustelemaan jokaisesta aiheesta. Vältä useiden aiheiden kouristamista kokoukseen, koska se voi vähentää kokouksen tehokkuutta.

4.

Luo kokousohjelma käyttämällä tekstinkäsittelyohjelmaa. Esityslistalla olisi oltava jokaisen aiheen otsikko, tehtävän yleiskatsaus, erityispiirteet, aikaerittelyt ja henkilöt, jotka kulkevat kunkin aiheen kohdalla. Harkitse asianomaisten aiheiden ja osastojen monimutkaisuutta riippuen siitä, että vastuu aiheen luomista koskevista aiheista siirretään vastaaville henkilöille kunkin tehtävän kohdalla. Kokoa kunkin osaston aihepiirit ja yleiskatsaukset kokouksen esityslistalle.

5.

Ilmoita kokoukset kokouksen esityslistalle kaikille henkilöille, jotka osallistuvat kokoukseen ennen kokousta. Varmista, että jokainen osallistuja saa riittävästi aikaa valmistautua kokoukseen.

6.

Pidä kokous ajoissa ja pidä keskustelua aiheesta. Yritä käsitellä kaikkia esityslistan aiheita omalla aikajaksollaan.

7.

Ohjaa minuutteja ottava henkilö kirjaamaan kokouksen aiheet ja tulokset sekä panemaan merkille aiheet, joita ei käsitelty tai ratkaistu kokouksen aikana.

8.

Anna kokouspöytäkirjan kopiot henkilöille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen. Kuten vaiheessa 1 on esitetty, edellisen kokouksen pöytäkirjojen avulla voit muotoilla seuraavan viikon kokouksen.

 

Jätä Kommentti