Työsuunnitelman luominen

Yritykset käyttävät työsuunnitelmaa suurten projektien järjestämiseksi. Työsuunnitelma antaa kaikille tiimille projektikehyksen ja taustan, tavoitteet ja aikataulut määritellään koko projektille. Työsuunnitelma hajottaa sitten tehtävät ja määrittää eri kohteet eri projektin jäsenille ja antaa niille yksilölliset aikataulut.

Hyvin kirjoitettu työsuunnitelma mahdollistaa projektinjohtajan valvoa suurta kuvaa hallittaessa pienempiä projektikomponentteja. Kun luodaan seuraavan ison projektin työsuunnitelma, sisällytä yhteiset osiot.

Johdanto ja tausta

Esittele projektisi selittämällä sen tarkoitus ja tärkeimmät syyt, miksi se on tarpeen. Tarjota myös tausta historiallisista ja tilastotiedoista, kun se liittyy hankkeen tavoitteeseen, jotta se tukee sitä, miksi hanke ratkaisee tietyn ongelman tai ongelman. Tämän ei tarvitse olla pitkä osa, mutta sen on määriteltävä lyhyesti, mitä hanke on.

Hankkeen laajuus ja tiimi

Selvitä hankkeen tarkoitus määrittelemällä hankkeen koko laajuus. Selitä ongelma ja miten hanke tarjoaa tarvittavan ratkaisun. Katkaise asiat alas ja määrittele osastot tai jotka ovat keskeisiä toimijoita ja mitkä ovat heidän tehtävänsä.

Esimerkiksi asuntoluottoyhtiö tarvitsee uuden suojatun palvelimen, joka on päivittänyt asiakkaan tietoturvaa. Yritysprojekti tai Internet-teknologiayhtiö konsultti luo työsuunnitelman, jossa selitetään, miten yritys ja sen tiimi työskentelevät olemassa olevan avainluottolaitoksen henkilöstön kanssa, joka kehittää uutta palvelinjärjestelmää, ja sillä on strateginen suunnitelma tietojen siirtämiseksi saumaton.

Aikataulu ja aikataulut

Aika on rahaa, eikä yritysten omistajilla voi olla vetäviä projekteja. Hyvin kirjoitetussa työsuunnitelmassa asetetaan määräaika hankkeen loppuunsaattamiselle ja vahvistetaan hankkeen keskeisten tulosten aikataulut. Tiettyihin tiimeihin tai tiettyihin henkilöihin kohdistetaan tehtäviä, mukaan lukien uuden osaston ilmoittaminen, kun tehtävä on valmis, mikä käynnistää uuden toimitettavan aikajanan.

Saatat huomata, että jotkin projektin tehtävät toimivat samanaikaisesti, kun taas muut tehtävät eivät voi alkaa ennen kuin joku muu toimittaa osan projektistaan. Esimerkiksi IT-suojatun palvelimen tiedot eivät voi siirtyä, ennen kuin suojausprotokolla on valmis. Mutta asiakastietojen ja avainyritystietojen kokoaminen voidaan koota, kun tietoturvaprotokolla luodaan niin, että data valmistetaan, kun palvelin on valmis.

Talousarvion suunnittelu ja seuranta

Jokaisen työsuunnitelman on laadittava talousarvio. Budjetit määritellään usein hankkeen kokonaiskustannuksilla ja ne jaetaan edelleen osastojen tai alihankkijoiden kustannuksiin. Jotkut projektipäälliköt ottavat huomioon tuntipalkat ja tarvittavat ylityöt, jotta he voivat toteuttaa lopullisia komponentteja suuren hankkeen aikana.

Projektipäälliköiden on jatkuvasti seurattava hankkeen talousarviota, varsinkin jos tuntipalkat ja ylityöt ovat osa talousarviota. Aliarvioimalla, kuinka kauan työntekijät projektille omistavat, voi nopeasti johtaa menojen ylittämiseen ja rahojen loppumiseen ennen kuin hanke on valmis. Pidä tiimi liikkumassa nopeasti ja tehokkaasti pysyäksesi budjetissa.

Laadunvalvonta ja jatkuvuussuunnitelma

Projektipäälliköiden on tarkasteltava tuloksia ja seurattava niiden edistymistä varmistaen, että asiat tehdään oikein. Kun tehdään iso projekti, tuloksena on kaksi toimintatapaa. Ensimmäinen on toteuttaa ja siirtyä eteenpäin. Toinen on toteuttaa ja ylläpitää.

Esimerkkinä IT-palvelimen luomisesta asuntoluottoyhtiölle, projektipäällikön pitäisi pystyä varmistamaan, että oikeat tiedot kerätään muuttoliikettä varten, jotta testataan tuloksia eri aikoina varmistaakseen, että asiat toimivat oikein.

Joidenkin hankkeiden toissijaiset suunnitelmat

Tämän tyyppinen hanke tarvitsee ylläpitoa. Luo toissijainen suunnitelma, jolla on budjetti, jonka avulla voit tarkistaa ja korjata ja ylläpitää palvelinta. Jatkuvuussuunnitelma saattaa siirtää joitakin ulkopuolisia alihankkijoita sisäiseen huoltoon tai saattaa sopia myyjältä säännöllisesti työskentelemään järjestelmässä päivittämään kohteita ja korjaamaan ongelmia. Työsuunnitelman tulisi kattaa pääprojektin päätyttyä, jotta se olisi kattava suunnitelma.

 

Jätä Kommentti