Miten luoda työnkulun kaavio

Työvuorokaavioita kutsutaan myös työvuorokaavioiksi ja kuvataan visuaalisesti prosessi, jota projekti kulkee alusta loppuun, jotta saadaan haluttu tulos. Kaavioiden avulla kaikki työhön osallistuvat tiimin tai tiimien jäsenet ymmärtävät, mitä tapahtuu ja mitä osastoa käsitellään. Työskentelykaavion luomisessa on kaksi näkökohtaa: paperin valmistelu ja sitten Microsoft Visio 2007: n kaltaisen ohjelmiston luominen kaavion luomiseksi.

Valmistautuminen

1.

Alkaa tunnistaa substantiivit ja verbit työnkulun tilanteessa. Laita ne paperiarkille alusta loppuun loppuun siinä järjestyksessä kuin ne näkyvät työnkulussa. Esimerkki sanoista, joita voit käyttää: asiakas, asiakkaan ongelma, puhelu, asiakaspalvelun edustaja, hakutili, käyttöhakemus, pääsy, tietokanta, verkkosivu, inventointi, tiedot, hyväksyntä, hylkääminen, suunnittelu, viestintä ja lähettäminen. Tavoitteena on tunnistaa työnkulun muodostavat kohteet ja prosessit.

2.

Piirrä ympyrä toisen paperiarkin yläosaan ja merkitse se "Aloita". Piirrät nyt piirit, jotka edustavat kaikkia työnkulun kohteita ja prosesseja. Piirrä viiva, joka yhdistää jokaisen, mikä osoittaa virtauksen suunnan. Jos työnkulku tulee ehtoon perustuvaan päätökseen, vedä varmasti kaksi riviä, jotka osoittavat, mikä tapahtuu työnkulun kanssa, jos ehto on "kyllä" ja yksi osoittaa, mitä tapahtuu, kun ehto on "ei" ."

3.

Jatka tätä, kunnes olet varma, että olet käsitellyt kaikkia työnkulun prosesseja. Olet ehkä poistanut, kirjoittanut tai jopa aloittanut osittain tämän prosessin. Tämä on kaikki kunnossa, koska viittaat näihin piirustuksiin oppaaksi, kun käytät ohjelmistoa työnkulun kaavion luomiseen. Kun olet suorittanut piirustuksesi, voit siirtyä seuraavaan osaan.

Ohjelmisto

1.

Avaa Microsoft Visio. Etsi vasemmanpuoleinen työkalurivi, jonka nimi on "Mallikategoriat". Napsauta kansiota, jonka nimi on "Flowchart".

2.

Etsi malli, jonka nimi on "Työnkulun kaavio", ja napsauta sitä kääntääksesi sen oranssiksi. Se on keskimmäisessä paneelissa mallipohjien yläreunassa. Napsauta "Luo" -painiketta näytön oikeassa alakulmassa.

3.

Etsi sarake tyhjän ruudun vasemmalla puolella, jonka nimi on "Muodot". Täältä löydät symboleja ja muotoja, jotka edustavat erilaisia ​​esineitä, joita voit käyttää työvuorokaavion rakentamiseen. Huomaa jokainen alanimike "Nuolen muodot", "Taustat", "Rajat ja nimikkeet", "Osasto", "Työnkulkuobjektit" ja "Työnkulun vaiheet". Viettää aikaa klikkaamalla jokaisen läpi tutustumalla jokaisen sisältöön.

4.

Napsauta "Osasto" -otsikon alaotsikkoa. Valitse osasto, jossa työnkulku alkaa. Napsauta symbolia ja kun pidät hiiren painiketta alhaalla, vedä symboli noin 1 1/2 tuumaa tyhjän ruudun yläosasta. Poista symboli, jotta se pysyy tyhjässä ruudussa.

5.

Napsauta "Työnkulkuobjektien" alaotsikkoa. Napsauta ja vedä symboli asiakkaalle tai henkilölle ja aseta se ruudukon symbolin viereen. Tämä osoittaa, mitä osastoa prosessi alkaa ja että yksilöä tarvitaan prosessin aloittamiseen. Jatka napsauttamalla ja vetämällä jokainen symboli tarpeen mukaan jokaisesta alanimikkeestä verkkoon, jotta voit kuvata työnkulun prosessia. Tallenna työsi, kun olet valmis.

Tarvittavat asiat

  • Lyijykynä
  • Paperi
  • Microsoft Visio on asennettu tietokoneeseen
  • Työnkulku prosessi mallia

Kärki

  • Ohjelmistoa käytettäessä voit luoda entistä dynaamisempia työvuorokaavioita räätälöimällä reunan tai taustan käyttämällä "Taustat" ja "Reunat ja otsikot" -otsikoiden sisältöä ennen kuin napsautat ja vedät eri symboleja tyhjään ruudukkoon .

Varoitus

  • Työskentelykaavion tekeminen Microsoft Vision kanssa voi kestää kauemmin, jos et tunne ohjelmistoa tai sen sisältämää terminologiaa. Vältä menettämästä työtäsi säästämällä se aika ajoin. Saatat huomata, että aloitat yksityiskohtaisesti työnkulun prosessin, että siihen liittyy paljon enemmän vaiheita kuin alunperin ennakoitiin, jolloin työkaavion loppuun saattaminen kestää kauemmin.
 

Jätä Kommentti