Pöytäkirjan tai menettelyjen kehittäminen

Pöytäkirjat ja menettelyt ovat erityinen tapa, jolla politiikka, sääntö tai periaate toteutetaan. Sitä voidaan usein ajatella ohjeiden joukoksi. Menettelyt voivat auttaa pienyrityksiä toimimaan tuottavasti varmistamalla, että kaikki suorittavat tehtävät samalla tavalla. Organisaatioille voi olla hyödyllistä tarkistaa pöytäkirjojaan ja menettelyjään vuosittain varmistaakseen, että ne ovat ajan tasalla ja heijastavat nykyisiä liiketoiminnan tavoitteita. Pöytäkirjojen ja menettelyjen kehittäminen on yrityksen suunnan ja tavoitteiden ymmärtäminen.

1.

Tunnista politiikka tai sääntö, johon tarvitaan siihen liitetty menettely. Ymmärrä selkeästi politiikan tavoite, kuten jos se ratkaisee ongelman, lisää tuottavuutta, varmistaa tuotteen tai palvelun laadun tai estää mahdollisen konfliktin. Tarkastellaan samanlaisia ​​pöytäkirjoja, jotka on otettu käyttöön aiemmin, ja määrittele, voidaanko niitä käyttää mallina tässä kysymyksessä.

2.

Selvitä, tarvitseeko johto tai henkilöstö hankkia lisää taitoja tai laitteita menettelyn loppuun saattamiseksi. Menettely voi esimerkiksi sisältää asiakirjojen skannaamisen sähköisiä tiedostoja varten, jotta voit poistaa paperitiedostot. Siksi saatat joutua ostamaan skannerin ja kouluttamaan sitten tiettyjä työntekijöitä sen toimintatapoihin. Lisäksi saatat tarvita jaetun yrityksen koko asiakirjan, jossa selitetään, miten työntekijät voivat nyt käyttää sähköisiä tiedostoja.

3.

Dokumentoi menettely vaiheittain. Varmista, että ohjeet ovat selkeitä ja helposti ymmärrettäviä eri ihmisille, joiden on noudatettava protokollaa. Käytä maallikon termejä aina kun mahdollista poistamaan mahdolliset sekaannukset.

4.

Testaa protokolla ulos. Jakakaa ohjeet testiryhmälle, jossa on kolme tai viisi henkilöä, ja pyydä heitä asettamaan prosessi koekäyttöön. Pyydä heitä dokumentoimaan kaikki ongelmat, joita he kohtaavat protokollaa suorittaessaan. Pyydä heitä tekemään ehdotuksia tavoista parantaa ohjeita tai menetelmiä.

5.

Tarkista testiryhmän havainnot ja huomaa kaikki ongelmat tai haasteet. Esimerkiksi testiryhmä on saattanut huomata, että gridlock luodaan, jos yritys ostaa vain yhden skannerin, koska monet ihmiset käyttävät sitä. Muutetaan protokollaa tarpeen mukaan.

6.

Viimeistele protokolla ja lähetä se johdolle hyväksyttäväksi. Kerää valvojilta palautetta ja tee tarvittavat muutokset.

7.

Luo puhdas lopullinen asiakirja, joka kuvaa protokollan. Levitä asiakirja henkilökunnalle tai tietyille ihmisille, joille se vaikuttaa. Seuraa työntekijöiden kanssa, että ohjeet ovat ymmärrettäviä.

 

Jätä Kommentti