Miten voin luoda työnkulun aikajanan?

Työnkulun aikataulukaavio voi olla arvokas työkalu yksittäisten ja osastojen tavoitteiden ja vastuiden määrittämiseen, määräaikojen asettamiseen ja hankkeiden kulun seurantaan yrityksen kautta. Nämä kaaviot toimivat parhaiten, kun työntekijät voivat helposti käyttää, päivittää ja ymmärtää. Lopullisena tavoitteena on luoda työkalu, joka ei ainoastaan ​​seuraa edistystä ja ajankäyttöä, vaan auttaa sinua ja tiimiasi parantamaan viestintää ja lisäämään tuottavuutta.

Valitse sopivat ajankohdat

Työnkulun aikataulukaavio voi seurata projekteja päivän, viikon, kuukauden tai jopa vuoden aikana. Harkitse organisaation luonnetta ja päättää, mikä lähestymistapa toimii parhaiten. Saatat tarvita hieman eri versioita kaaviosta eri osastojen tai henkilöiden osalta niiden tehtävien kuvausten ja vastuiden perusteella. Esimerkiksi kuukausittaisten määräaikojen mukainen markkinointitiimi voi toimia parhaiten kuukausittaisen työnkulun aikataulukaavion avulla, kun taas myyntiedustajaa voidaan palvella paremmin päivittäin tai viikoittain.

Luokittele työntekijät

Liiketoimintasi koosta riippuen voit halutessasi ryhmitellä samanlaisia ​​työntekijöitä yksittäisiin luokkiin kaaviossa tai antaa jokaiselle työntekijälle oman nimityksen. Voit myös kehittää karttaa siten, että voit seurata sekä yksittäisiä että osastojen tavoitteita. Tavoitteena on luoda luokat, joiden avulla voit tunnistaa ja seurata työntekijöiden työn edistymistä tietyllä ajanjaksolla.

Ryhmätyöhön liittyvät tehtävät

Useimmilla työntekijöillä on erityisiä velvollisuuksia, joita heidän odotetaan suorittavan säännöllisesti. Nämä velvollisuudet on jaoteltava luokkiin, ja niissä on tiettyjä aikarajoituksia. Esimerkiksi hallinnollisen avustajan työnkulkuaikataulukkoon voi kuulua esimerkiksi puhelujen ja sähköpostiviestien palauttaminen, muistioiden laatiminen, kokousten pöytäkirjojen ottaminen ja raporttien levittäminen. Harkitse jokaisen tehtävän keskimääräistä päivittäistä allokointia ja laita sitten kaavio vastaavasti, mikä mahdollistaa tietyn ajan ja työn ennalta määrätyn ajan. Rakenna ylimääräistä liikkumavaraa odottamattomille projekteille, viiveille tai aikataulumuutoksille.

Luokittele projektit

Riippumatta siitä, onko hanke kertaluonteinen tapahtuma tai jatkuva vastuu, kaikkien hankkeiden osat on jaoteltava osiin ja sitten tehtävä yksittäisten osastojen tai työntekijöiden työnkulun aikatauluiksi. Oletetaan, että pienyrityksesi tuottaa esitteen. Vastuullisille osapuolille olisi annettava vastuu ja aikataulut jokaiselle projektin osalle ja ilmoitettava sitten kaavion määräajat. Jos esimerkiksi valitset yrityksen esitteen tuotannon, joka kestää yhteensä 24 tuntia kolmen eri avustajan kanssa, huomaa tuotannon määräaika ja toimi sitten taaksepäin. Copywriter olisi nimettävä tietty aika aikaa luonnoksen. Graafinen taiteilija olisi nimettävä tiettyyn aikaan, jotta se voi luoda mallin ja integroida kopion. Ja hallintoviranomaisen valvojalle olisi annettava tietty aika valmis kappaleen tarkistamiseen, muokkaamiseen ja hyväksymiseen.

Vedä se kaikki yhteen

Yksi olet päättänyt tärkeimmistä elementeistä, jotka sisällytetään työnkulun aikajanaan, pääset kaupallisesti tuotettuun asiakirjan luontiohjelmaan tai luomaan oman sisäisen laskentataulukon. Anna jokaisen työntekijän nimi tai osaston nimi ohjelmaan tai laskentataulukkoon. Katkaise heidän projektinsa tai vastuunsa päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Voit seurata pitkän aikavälin hankkeita lisäämällä luokka, jonka avulla voit seurata jatkuvaa edistystä säännöllisesti varmistaaksesi, ettei kukaan jää taantumaan. Lisää sarake, jonka avulla työntekijät tai osastojen valvojat voivat tarkistaa suorittamansa tehtävät säännöllisesti. Tulosta ja lähetä suuri, säännöllisesti päivitetty laskentataulukko, joka on kaikkien yrityksesi käytettävissä. Näin jokainen työntekijä voi seurata omaa kehitystään sekä tiimin edistymistä kokonaisuutena. Valvojat voivat käyttää karttaa seuraamaan mahdollisia ongelma-alueita ja saada ne kiinni ennen kuin ne vaikuttavat yrityksen kokonaistuotannon tavoitteisiin.

Miksi se toimii

Kattavat työnkulun aikataulut auttavat työntekijöitä pysymään keskittyneinä työtehtäviinsä ja antamaan heille tietoa lyhyen ja pitkän aikavälin hankkeen määräajoista. Johtajat voivat käyttää karttaa seuraamaan, ovatko eri henkilöiden tavoitteet ja vastuut realistisia. Esimerkiksi jos myyntiosasto ei noudata johdonmukaisesti tiettyä kategoriaa kartassa, on merkki siitä, että osasto on heikosti suorituskykyinen tai että kiintiöt on asetettu liian korkeaksi. Toisaalta, jos myyntihenkilöstö tapaa säännöllisesti tai ylittää tavoitteensa, kannattaa harkita palkki nostamista. Samaa konseptia voidaan käyttää jäljittämään alihankkijoiden työntekijöitä, jotka tukevat muiden työntekijöiden työnkulun. Karttoja voidaan käyttää suunnittelussa, työntekijöiden arviointitilaisuuksissa ja pitkän aikavälin strategisessa suunnittelussa.

 

Jätä Kommentti