Miten voin luoda työnkulun kaavion?

Työnkulun kaavio tai työnkulun kaavio on tehokas, helposti ymmärrettävä työkalu, joka auttaa ihmisiä, joilla on yhteinen tavoite ymmärtää liiketoimintaprosesseja, johtamis- ja henkilöstötehtäviä. Hyvin suunniteltu kaavio kuvaa selkeästi tehtävien kulkua ja työn suorittamiseen tarvittavia toimia. Se tunnistaa prosessin kriittiset vaiheet, etsii ongelma-alueita ja osoittaa prosessin vaiheiden välisen suhteen. Työnkulun kaavio, joka on graafinen kuvaus järjestelmällisestä tiedonkulusta, on korvaamaton analyyttinen työkalu. Se tarjoaa visuaalisen vaiheittaisen opas, joka määrittelee prosessin, standardoi sen ja löytää tärkeimmät kohdat, joita voidaan parantaa onnistuneiden tulosten saavuttamiseksi.

Yksinkertainen tai monimutkainen

Useat markkinoilla olevat ohjelmat tekevät vuokaavioiden luomisesta helppoa. Nämä käyttäjäystävälliset, graafiset käyttöliittymät käyttävät intuitiivisia työkaluja, joiden avulla kuka tahansa voi rakentaa ammattimaisia ​​kaavioita, joissa ei tarvita koodausta. Työnkulku kaavio voi olla yksinkertainen tai monimutkainen sen mukaan, mitä prosessia se kuvaa, mutta mikä tärkeintä, kaavion on oltava tarkka, jotta se olisi tehokas. Suuret prosessit saattavat edellyttää hierarkkista osaprosessien sarjaa, laajoja oheislaitteita ja useita päätöksiä, jotka perustuvat useisiin vaihtoehtoisiin toimiin.

Kaavion symbolit

Työnkulun kaavioissa käytetään geometrisia symboleja, usein tietyissä väreissä, jotka on piirretty paperilla tai luotu ohjelmistolla, joka on yhdistetty nuolilla. Jokainen symboli tai liitäntäkotelo edustaa päätöksiä, viiveitä, toimia ja tehtäviä, jotka tapahtuvat projektin käynnistyksen, laukaisimen ja viimeistelyn tai kohteen välillä.

Päätä tavallisista symboleista, jotta vältytään ristiriitaisilta käyttötavoilta. Jotkut yritykset käyttävät samaa standardia kaikissa prosesseissa. Kunkin laatikon muodot määrittävät toiminnon, kuten päätökset, kysymykset ja muut vaiheet. Päätökset ovat yksi kaikkein keskeisimmistä osatekijöistä, sillä prosesseja ohjaavat oikeat tai väärät kysymykset ja vastaukset. Symbolit koostuvat kolmesta päätyypistä: pitkänomaisista ympyröistä, jotka merkitsevät prosessin alkua tai loppua, suorakulmioita, jotka esittävät ohjeita tai toimia ja timantteja, jotka osoittavat tehtävät päätökset.

Työnkulun kaavion käyttö

Aivastakaa prosessi ennen sen asettamista paperille tai ohjelmistoon. Esitä prosessin osanottajille kysymyksiä, kuten "Mitä tapahtuu seuraavaksi?" Ja "Jos päätämme, ennen kuin siirrymme seuraavaan vaiheeseen?" Kun saavutetaan yksimielisyys kaavion perusosista ja virtauksesta, aloita vetämällä pitkänomainen ympyrä ja merkitä se ”Aloita”. Työskentele läpi koko prosessin, piirtämällä sopivat muodot täynnä kuvauksia siinä järjestyksessä kuin ne esiintyvät. Käytä nuolia linkittääksesi nämä kappaleet yhteen ja piirtämällä nuolet päätöksen timanttiin jokaisen mahdollisen lopputuloksen kohdalla, täyttäen tulosten yksityiskohdat jatkaessasi. Piirrä vuokaavion lopussa pitkänomainen ympyrä ja merkitse se "Valmis".

Viimeinen vaihe työnkulun kaavion käyttämisessä on haastaa se. Onko kaaviossa esitetty toimien ja päätösten järjestys oikein? Pitäisikö lisätä vaiheita? Tarkastakaa se toistetuista vaiheista, etsitään parannusmahdollisuuksia ja varmista, että osallistujat suorittavat heidän kykynsä parhaiten sopivan työn.

Vinkkejä työnkulun kaavion piirtämiseen

Tee työnkulun kaavion luomisessa ristiviittauksia tukeviin asiakirjoihin ja tietoihin. Ihmisten, jotka suorittavat kuvatut tehtävät, tulisi työskennellä tiiviisti reaaliajassa kaavion vaiheiden sijasta sen sijaan, että yritettäisiin ideaalisoitua näkemystä siitä, mitä voi esiintyä tai ei. Jos kaaviota käytetään muodollisessa koulutuksessa tai standardisoidussa prosessissa, tunnista se yksilöllisesti sellaiseksi.

 

Jätä Kommentti